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家书之一 让日常事务日记为你节约时间（第1页）

家书之一：让日常事务日记为你节约时间

亲爱的朋友：

一个有效的方法能让我们节约时间。

对领导而言，有许多工作要做，但是如何做好是一个难题。英国著名管理学大师彼特·克鲁克说：“工作能力是衡量一位领导是否具有迷人之处的标志。”作为一名领导，理所当然地必须重视工作能力，在各种各样的工作能力中把自己的魅力表现出来。为此，设立…个日常事务日记是非常重要的。它是每一件事发生的记录，它可以使你对还没完成的事保持准确的了解。设计——个适合你自己需要的日记，那样你就不会再找不到通讯记录、电话号码或忘记待办事宜了。日记有以下三种形式：

（1）日常电话及来访日记、这个日记的建立，可以使你不必再保留那些总是放错地方的纸条。它还可以使你不必在来访者走后或电话挂掉之后，只能凭记忆来保留其事。现在，如果你有了世界上最好的备查体系。你就可以说出谁在什么时候来过电话，为了什么事，需要采取什么样的行动。甚至是在几个月之后你还会记得。这是你仅凭记忆能做得到的吗?当然不可能。如果你忘记了对方提的要求是什么，甚至把你接电话的事都忘了，那这种记录就不仅仅是一种节省时间的方法，而是一种必备的措施了。当有人到你的办公室来访时，应有同样的记录程序。把对方的要求记下来，这样做会给对方留下你将去完成他的要求的明显印象。

试一试吧!在办公桌的计划簿里放一些表格，可以在上面写下来电话人的姓名、公司名称、所谈事务的性质及任何所需的待办内容。待办部分是在表的右侧，位置引人注目。当事情办完后，在这部分上面打一个“X”。只要快速地翻动日记的各页，你就能一眼看出是否还有需要完成的待办事宜。它是所有电话和来访者的永久记录。页数积多了之后，可以装订在一起，或加入对方新情况，如电话号码、新地址。积多了之后，把旧的丢掉。填写记录表要花几秒钟，和写一张总是放错地方的纸条所用的时间一样，但这样做却能使你节约找纸条的时间。在一天的工作中把它打开备用。当你打电话或接电话时，随手把计划簿放到里面。通话时不要在一张纸条上胡乱记下，把记录写在一张表格的“事务性质”栏。当通话人提出一个要求时，汜在“所需行动”栏。在谈话开始或间歇时，记下通话人的姓名和所在公司的名称。在挂掉之前，一定要问—下他的电话号码，即使在你的电话簿中已经有了。他告诉你号码只需几秒钟，而你要是查找的话，却要花上10倍于此的时间。

这些听起来很容易做到，但并非如此。你会发现你“忘记”了使用日记，或是把它丢在一边了；要不就是它没被打开，而你又不愿为一个可能是很短的谈话，去费事把它拿过来，并匆忙地作记录。但是，你一定要坚持。先强迫自己使用一周，到第二周就会容易多了。此后，这样做就会成为一种习惯。

（2）分派事务记录表。你是否有过分派给某人一项任务或计划，后来却忘了检查其执行情况的事?如果有，那就在：活页夹中放上另一套表格。表格内容很简单：是什么任务，派谁去处理，预定完成日期，实际完成日期。当人们知道你已把这些记下来时，他们完成被委派的任务的速度，往往是惊人的。无论在何时分派一项任务，双方要商定完成时间，并把它记下来。把每一个督办人的汇报，分别记在各自完成任务情况的记录单上。记录单不仅可以防止你遗忘，它还是你的雇员们表现的永久记录。把“预定日期”同实际“完成日期”比较一下，在“评估”栏中写下评语。任务完成得是否有效率?是否彻底?在作表现评估时，这将是非常方便的参考资料。这还可以阻止你不经心地把所有的工作都堆在一个人的身上。如果记录小张被分派的工作清单很长，而分派老李的工作却很少，这在单子上会自然显现出来，使你有机会迅速加以调整。

（3）电话姓名地址簿。不管你在什么时候想打电话，不必在你的黑皮小册子中摸索查找。设计一种你自己的人名地址表，按一种你熟悉的顺序编排，这样你就有了自己的电话簿，经常把它放在手边。这种表格应有位置记载其他基本情况，例如此人是谁，会见他时的环境，及他的外貌特征等等。如果你在几年后从电话簿中看到这些人名，却想不起来他们是谁时，那时再生气、后悔也来不及了。你的电话簿永远不会被填满或是过时，你只需随意将活页表格增人或撒出即可。你还可以根据需要增加其他部分。比如增加从财政报表中得来的图表或曲线图、月计划表、个人时间表、清单和个人目标等内容。哦，对了，还有充足的空白纸。这样，你不必在办公桌上放便条纸、笔记本或类似的东西，只须放上这个相关的日记簿和你当时正在处理的项目就可以了。

一个成功企业管理者