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家书之一 更有效地支配时间（第1页）

家书之一：更有效地支配时间

亲爱的朋友：

让我来告诉你如何更有效率地支配时间：

管理者日理万机，天天都要埋头于纷繁杂乱的事务堆中。时间是个常数，对任何人都是公正的，无非是两种，即可控时间、不可控时间。善于规划时间的主管，可控时间会增多，工作效率高、成就大。因此，特别应讲究时间的使用效率，花一分时间就要有，—分收获。如果—位管理者能认真分析一下他对时间的支配记录，他就会发现，他把很多时间花在·了相对来说并不重要的事情上，许多工作本可由下级去做，根本没有必要亲自处理。美国麻省理工学院的摩文为了掌握企业管理人员的时间利用问题，曾花了六年时间对300名经理及管理人员进行调查，发现多数成功的经理都有两条共同之处：—是精于安排自己的时间，二是善于限定自己的工作范围。

可见，能否有效地支配时间，提高时间的利用率，是衡量一个企业领导者素质的重要标准。如果——个管理者陷入一般事务中，由于他只是增加时间的使用数量，没有提高时间的使用质量，不仅使管理具体事务的人无所适从，他自己也忙忙碌碌，收效甚微。

那么，怎样才能有效支配时间呢?成功人士总结的经验是：

（1）精心做出计划

为了规划时间，在一天开始的时候，就列好一张表，把你那一天中要做的事都列出来，把你首先要做的事用红笔画出来，用绿色的笔把你接着做的划出来，而用蓝色的笔把那些可以留待明天再做的划出来。你可以根据情况另外制定一个计划体系，但是，你必须要有一个计划体系，否则，你不会知道什么已经做完了，什么还没有做。把你作过标记的表装订存档，以便放在你手边随时查阅。

如果一个经理的工作充斥着打岔的事，就意味着他的时间被分割得支离破碎，他和别人之间的交流总是很简捷，而要做的事情是各种各样、无奇不有。换言之，你不会有长时间的、可预见的、不被打岔的整段的时间。所以应该格外注意一下你是不是做了许多救火的工作，这意味着你总是忙于应付危机，而不能完成你那些计划好了要做的工作。如果情况确实如此，那么你就得安排一下时间，试着尽量避免发生这些危机。这么做，也许包括要了解一下事情的模式，何时、何地、何人?这些问题是不是总和同一个人有关?原因是什么?你也许该和那些相关的人士开个会，帮助他们控制一下情绪，以避免出现危机。

（2）找出浪费时间的原因

即使那些最忙、备受时间压力的人也会浪费许多时间。他们并非故意如此，多数情况下是完全没有意识到这一问题。多年来已经养成的工作模式，其中有很多陋习，随时在吞噬着你的时间：你的办公桌缺乏条理，要找一份文件就花费了数分钟；你和一位同事不期而遇，扯了许多无聊的废话；你把三分之一的时间用于各种会议，但有些会议却没有什么价值；你对一件难办而义不得不办的事情优柔寡断，磨磨蹭蹭，拖延了很久；你要约会一位重要人物，但对方不守时让你白等了20分钟；你正专注于某项工作被突然来访者打断，再集中起精神返回原来的思路又用了十几分钟，或者，你花费很多时间去处理琐事……

如果你正存在这类问题，而你又希望提高工作效率，那么，不要让懒于改变现状的惰性控制你，立即着手改变你的工作习惯。一旦形成了良好的工作方法的模式，就可以在相当长的时间里利用它，只要按具体日程做细微改变就可以了。这是一项十分有益的工作。

为了更客观地了解现状，首先要对你的工作方式、利用时间的模式做一个检查。如果你能根据自己工作的特点准备一些表格，调查起来就十分简便了。要把时间调查表放在最方便拿到的地方，随时记录，为此安排—周的时间就足够了。从早晨起床到晚上休息，把所有的行动都丝毫不漏地记录下来。为了简化记录，你也可以只调查上班的这一段时间。，如果把一天积累的所有事项再回忆起来，就难免会有疏漏。不要遗漏发生的特殊事情，以便于寻找工作的规律性，为以后做工作计划更为切实可行提供帮助。时间调查表的内容力求客观准确，分析这些问题才更有价值。

随着你对工作情况的了解，你自然会对时间利用的方法变得格外重视。把每一项工作所占用你的时间作一个统计，看你在处理问题、进行工作上面使用了多少时间；在不太重要的工作上花费了多少时间；用于会议的时间有多少，你又用了多少时间在会议的计划和准备上了；每天处理信件花多少时间；而处理必办信件又花多少时间；在部下委托给你的工作上又花了多少时间？你是否一到单位就看报纸，而报纸内容又与工作无关?你是否过多地出席了对工作不起任何作用的会议?你是否喜欢跟别人聊聊天，说些没有必要的话而浪费了彼此的工作时间?你是否把别人能干的工作都留在自己手中亲自处理?接受这样的一个事实是很重要的，即支离破碎的时间是主管工作的一个方面，因为你必须要学会处理他们及利用零碎时间完成工作。如果你想等到有一长段时间时才开始一项工作，你也许就得永远等下去了。

下面我们来总结下些剥夺你时间的罪魁祸首：

①任务的耽搁拖延。

②不断的电话（把电话先筛选‘下，尽量只接——些重要的，而且，如果可能的话，你可以在你精力不济的那段时间里回所有要回的电话），，

③文件的错置。

④不速之客。

⑤等候来访者（这段时间你仍可继续工作，或者找些事情来做，要懂得充分利用这些空档）。

⑥没有把工作分派给别人去做。