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家书之一 改掉浪费时间的不良习惯（第1页）

家书之一：改掉浪费时间的不良习惯

亲爱的朋友：

每个人或多或少都有浪费时间的坏习惯。

有些行踪匆忙的管理者常觉得对自己的每一天无法把握、对自己的生活也无法把握。他们总是抱怨自己不能有序地安排好一切，不能有效地处理事情、无法顺利完成任何一项工作、也无法阻止别人打扰自己。过度工作、但只取得可怜的成绩的管理者，可能是以下三种不良习惯的牺牲品。

（1）不善计划并组织时间

不善安排时间的管理者行事时，常好像有谁在控制他们的时间，他们就像木偶，由他人牵线拉动并控制着，很显然，别人确有正当理由来控制我们的时间，但我们拥有最后决定权，我们可掌握是否迎合别人的要求，是否对他们做出反应、如何做出反应、什么时候做出反应、给他们的要求花费多少时间等的尺度。然而，我们总有这样的时候，即不是被人要求而是自己甘愿让别人取走我们宝贵的时间。要了解我们自己在时间管理方面的陷阱，我们得弄清自己在哪些方面放弃了责任以致不能控制自己的工作时间。有些管理者则是因其不能有系统地按任务日程和截止期来安排工作而显得忙乱无措。他们的案头常堆满了工作，重要的要求被搁置下了。他们不会找到该先做的事情，他们干工作很随意并且不能持续和坚持，他们通常会花费大量时间从无数的档案体系中，或从文山纸海中搜寻自己要的令人莫名其妙的文件。

不善计划、组织时间的另一个表现是缺少明确的工作目标或轻重缓急感。不善管理时间的管理者常表现为从一个项目跳到另一个项目，而没—个能成功完成，这是典型的蜘蛛绕圈式的毛病。管理者如果觉得所有任务都同样重要而没有主次之分，他便不能有效地管理时间。

不善计划时间的另一大表现是拉长或膨化工作以使之充满所定的时间。不善管理时间的经理常在开始了一个项目之后，便一头扎进去不停地干，直到这个项目完成。如果他有一天的时间可用来写一份报告，他会花整整一天来做这件事；如果有一星期时间来写这份报告，他会花整整一星期来做这件事。但柯维指出：如果你只用两个小时来写这份报告，并且保证这两个小时不受别人干扰、自己思想不开小差，你很可能会在这两小时内写出一份高质量的报告来。所以如果把全部时间都毫无保留地献给工作，你便让工作控制了你的时间。

（2）被外部的刺激牵着鼻子走

管理者大都会将一天内的大部分时间花于对付外部刺激。对大部分管理者来说，他们大部分的时间都会被信件、电话、访问及由别人发起的会议所侵占。对诸如此类的外部打扰，许多经理都无能为力，他们无法保护自己的时间。出于习惯，你会费时去处理并不重要、并不值得答复的信件；你也会中断一项有意义的重要工作而去处理一个可在别的更合适时间内处理的他人的请求；你在打电话时由于没有限定时间，你的谈话或邀请会不时被打断。同样的情况还会发生在这样的场合，如有些人会毫无目的地在没有事先约定的情况下顺路拐进你的办公室，这样你如是一位性情开放、来者不拒的经理，便得将你的重要工作拿回家去完成了。显然你得接近、多接触下属员工和同事。

但这并不意味着可以让每个人整天都可随意前来打扰!我们不能被外部的刺激牵着鼻子走。例如我们可以规定人们可随意进来的一定时间段、规定自己不可被打搅的私人时间段，这样便可处理好保持与人接触与有效使用时间之间的关系。你也可以在一定程度上控制你自己花费在会议上的时间。即使你不是某个会议的主持者，你也可引导会议更有效率、更节省时间地进行，比如通过问一问会议的程序安排、通过对会议发言的事先准备及要求别人作好事先准备、通过在讨论过程中促使全体人集中注意力于目标而不致离题，你可以促使会议更有效率地进行下去。你自己也可逃脱一些不必要的会议或让手下雇员代替你去参加一些会议。

被外部的刺激牵着鼻子走的另一表现是处理手下雇员问题或工作问题时的时间陷阱。人们常会把问题带到你面前让你来处理。你接受了这类问题或同意替人于一部分困难工作，你便偏离了作为雇员主管的角色，实际等于是雇员分配给了你工作而你很愿意地接受干这份被分配的工作。在大多数情况下，如果雇员把问题推到了你面前，你该做的是指导或帮助雇员们自己去解决问题。这一策略不仅保护了你自己的时间，而且还提高了雇员解决问题的能力。

（3）个人性格中的消极面

时间管理方面的有些问题可以说是与你的个性或人生态度有关的，例如你的性格中有易于焦虑、优柔寡断、不合作感等因素，这都会影响到你对时间管理的效率。

①焦虑。有些人会将较多的时间花在为某项工作担扰，而不是考虑如何干好它。对自己是否有能力承担一个项目而感到担忧，会耗费你不少的时间和精力。而这些精力最好是该花在如何担起这一项目上的。所以，要做一位有时间效率的管理者，你对自己必须有一定的自信及风险承受能力。在这——点上，如要有效地使用时间，意味着你必须勇敢地投身于该项项目，不管它有多难也要咬牙坚持到完成。

②优柔寡断。优柔寡断的管理者常整日埋头于材料纸堆中，却无法对先干哪项工作做出决断。优柔寡断也会暴露在长时间地不知道该如何来推进一个项目上。由于事事的开头都要受到耽搁，这类人常显得忙乱不堪却无效率。

③拖拉。有些管理者认为自己的拖延习惯是提高效率的一种手段，因为他们在压力下工作会干得最好最有效。这类人在截止日期到来前通常在干些什么?他们是否在考虑这项工作又致力于别的几项错误的开头?结果是证明他们已经浪费了时间。同时，办事拖拉、优柔寡断的人也常常会完不成工作截止期任务。当然他们也会完成一些截止期任务，但在截止期到来的最后关头总是匆忙应付意味着他们会错过部分截止期，其质量也得不到保证。

④追求完美。完美主义者总是声称要做好一项工作便必须把它做得百分之百到家。他们的个人处事原则不允许他们屈从于干不完美的工作。而为达到这种不可思议的完美的理

想境界而作的努力和花费的时间，通常不会产生明显可见的质量效果。考虑到所花的时间和所获得的质量回报，你就会发现其实际回报率是降低了。要使你的工作取得最优异的成就，需要花费相当量的集中精力的、目的性非常明确的时间，但花费了那么大量的、额外的时间之后，你会发现所取得的只是很微小的、几乎不可见的质量改善结果。

⑤注意力涣散。有些人能有大块大块的时间不受他人或别的事的干扰，但仍不能收到成效，困扰他们的原因在于注意力涣散、沉溺于胡思乱想的思路开小差之中。这类人常觉得难以集中自己的注意力来做好一件事，他们甚至没法保留几分钟的兴致或持续工作不想休息地做一件事。

⑥觉得事必躬亲。这类人有种生活态度，即觉得如果想要使一项工作完成好，他们必须亲自投入到有关的各个方面中去。这类人无法干好工作，因为他们实际上在干几个人的工作。属于这一种类型的经理决不会是工作有效率的管理者。

一个成功企业管理者