小说涯

第五部分 生 产（第2页）

看看人家的企业，就会明白那些会议效率高的企业对待其客户的效率也高；培训员工的效率也高；运输货物的效率也高。事实上，能够组织高效率会议的企业也能高效率地运营生意。效率同样是一种文化，一种思想，高效率的会议只是那种思想的结果而已。

一个企业的开会效率高与不高全在于企业主的选择。

开会效率提高可以使计划效率提高，实施效率捉高，进而提高利润率，所以提供一些如何提高开会效率的小建议：

（1）开会之前一定先问一下，这个会议真的有必要吗?同样对于没有计划而临时开会也是这样，聚会也是这样，在别人的办公室简短停留也是这样。实际上会议是很贵的，而大多数企业又有太多的会议了。

（2）一个会议有多贵?召集会议之前先问一下这个问题，参加会议的人数乘以平均小时工资（包括福利），就明白会议的成本了（有这样的软件可以帮你算出会议成本）。知道了会议的成本，会促使你减少开会的频率，每个会议只需要有必要的人参加。

（3）准备充分：在开会之前至少一天发出会议通知，确认参加者并让他们知道开会的时间、地点、议题。知道议题可以让参加者有充分的时间考虑这个问题，有助于他们对这个问题的参与。

（4）减少惊讶：惊讶会引起吃惊和混淆，这两点都会减少会议的真正意图。

（5）参会者越少，越容易得出结论。所以仔细选择参会者；解决问题最有效的方法或有创意的会议是和参会者的人数成反比的。

（6）准时开会：也准时闭会。人们（包括企业主）必须计划这一天里除了此会以外的其他事情。

（7）主持人是每个会议必须的：开会时主持人应阐明会议的目的和目标。主持人也负责会议进程，保证不是某个人主导会议，最后得出合理的提议。

（8）不要中断：只有不重要的会议才可以中断，不重要的会议没有存在的价值。

（9）短和快是最好的：会议最好又短又快。

（10）最好的消息留在最后：**放在会议结束的时候。

（11）主持人要准备会议纪要：写出会议得出的结论及每个人要跟进的事情。

（12）不要在周一早晨和周五下午开会：周一早晨有许多事要做，周五下午太容易分心。

（13）计算一下：在开会上花得时间超过25%？那么有些事—定是错了——企业主或是他的企业。回顾一下企业计划中的会议，不要让会议成为一种习惯。只选那些最有必要的会议开。

如果企业在会议中有太多问题，使会议太没效率，那么企业中一定还有其他问题。不能迅速回电话：不能按时完成一些重要项目的工程，不尊重其他员工的时间等。因为不够好的会议是浪费员工时间的另一种方式。如果你企业通过会议滥用其他人的时间。你也会通过不迅速回电话，不按时完工项目，不尊重其他员工时间的方式来滥用时间。

好消息是我们这里讨论的不是不可控事件，我们讨论的是内部问题，可以通过意识和努力解决的问题。

有意识的努力来自企业的高层，来自企业主。

“我的企业很小，还用不起全职秘书，我该怎么办?”

典型的秘书服务包括：

·管理时间，提醒约会，起日历一样的作用：难道计算机软件不可以做这三种事吗？而且计算机从不休假、打瞌睡和上网聊天。又快又好吧？

·管理电话：语音留言和电子邮件的综合系统就可以做，又快，并且绝对准确。

·打字、打备忘录：Word系统现在非常流行，只要知道如何打字，一切都可以自己来。

·文件分类：保持自己的计算机文件分类，不占用任何实际空间。把其他的交给记账员或行政职员。

·细节：让细节减少到最少，对那些你一定要留着的要特别留心保管（如果山姆·沃顿可以记住几百万个细节，你就可以记住几千个细节）。

就是这样不用秘书的的秘诀。

每个企业主应该有自己的电脑!

不是连接库存或应收账款的软件提醒你，而是自己的习惯提醒你。在电脑里，每个企业主应该为需要经常而准确地交流的人，保留电子邮件地址（如员工、客户、供应商）。

每个企业主的电脑中应该有张表，提供每日最新的利润及盈亏情况，所以在正常财务报告时间，每当某个项目有重大变化时（大的投资、大的未预算的费用、利润的异常变动等），企业主就可以随时敲进数字看看这些变化会产生什么影响。

最后，无论有无秘书，每个企业主应该自己做文字处理，做出自己的备忘录，这比老式的口述、重复、签字程序要快，既经济又保密。

用自己的电脑，自己做文字处理有什么好处?一旦你的手指可以在键盘上飞了，不做企业主的时候你也可以选择新的事业。

比如写书。