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处理RFPs中从A到Z的十条戒律（第1页）

处理RFPs中从A到Z的十条戒律

许多被政府机构收购的货物或者服务组织（如许多大公司的工会）都是通过向卖方机构即提议需求方（RFPs）发出邀请而得到的。

RFPs过程由政府发明以决定并得到产品的最低价，但因为RFPs是一个冗长的极度复杂的过程，可能会持续数个星期，甚至几个月以便让卖方能准备得更好一些，RFPs已经成为一种获得产品的方法。这种方法已经过时了，因为他不能总是正常地发挥作用。

对RFPs来说，最重要的一点是在从竞争的卖方方面取得货物和服务中，整个过程看起来是公平合理的，不论他是不是真的。然而，他防止购买的官员以后产生麻烦。

戒律1

不对RFPs做出反应因为你认为它不值得你这样作

如何避免

和政府机构做生意是一种尝试但对任何商业来说都是值得的。联合政府每年至少要花费几十亿美元用在小公司的保险上。这是根据小商业管理部门的统计。那么，中小型公司有必要对RFPs做出响应吗？答案是“是”。事实上，一个公司在同政府机构的交易中可以得到的钱比它在通常普通情况下的二至三年的总数还要多。但首先，你必须熟悉这个市场。

戒律2

不让你的公司参与RFPs市场；对一个RFPs不做出反应，只是因为你认为你的公司不够大因此不会得到合同

如何避免

在有些时候你的生意的本质会使你和RFPs发生联系即使你丝毫没有向RFPs发出请求。尽管我的公司在佛罗里达地方和大约政治组织都没有联系。但由于它是一个非常成功的广告和市场公司，所以他也被列在了名单上。每当政府机构需要和大企业签合同时，名单上所列的公司都被送了一个RFPs。我已经习惯每年想从政府组织收到七个或八个RFPs。这些政府组织如地方保险公司，港口权威机构、旅游组织、城市、乡村、地区计划委员会。这些机构都在寻找方案以便为各种各样的项目提供广告和市场服务。这些项目有地产发展。

但如果你的公司不在名单上呢？你怎么处理这些事务？

答案是“网络”。建立一个联络的信息来源网络以便你能对一个吸引人的RFPs迅速做出反应。

首先找出你的公司能满足哪个政府机构的需要，和他们负责购买的官员联系，请求把公司的名字加入到投标者名单中。一旦你在这个名单上，你就不必跟踪获得他们会来找你的。

你可以把你公司和公司业务能力告诉小型商业协会（SBA），自动获得信息系统（PASS），在其中有大约五十万中小型卖方机构的信息。PASS被成百的政府机构和大公司使用，为了把你的公司加入到数据库中，你要和当地的SBA联系。他们会提供给你小册子，帮助你更好的了解RFPs是如何工作的。

戒律3

对一个RFPs做出回应而不去分析它是否值得和是否可行；不把分析RFPs的任务分配给个人或团队

如何避免

当你接到一个RFPs你有一定的时间对它做出回应。这个时间的长短根据过程的复杂性和买主需求的紧迫性。

在对一个RFPs做出回应前，有经验的投标者建议你先分析信的RFPs来看一下实际上你是否应该进行。你可以利用团队的成员从工程人员、财务人员、生产人员到市场人员来完成这一工作。比如，你可以决定你的公司是否能在制定的时间内完成RFPs中要求的技术的来源的传送。

戒律4

不把你不理解的要求分类；不了解或没有找的买方在选择投标者时的准则

如何避免

理解一个RFPs的语言要求、详细说明是他自身的任务。

如果你碰到不理解的东西，或者在一项特殊任务中没有详细的信息，那么在你做出回答之前不要犹豫而不去求得一个完整的解释。如果误区地理解了哪怕是很小的一个要求或者没有清楚地认识某个限制说明都可能意味着利润会损失之间的差别。

如果RFPs没有明确指出在选择最后的投标者的原则，那么你就要一张更详细的表格。例如，买方可能会要求投标公司要有51％的少数民族。知道了你的公司不能满足这样的要求为你节约了时间和精力不去对这个RFPs做出反应。

戒律5

不理解买方目的就接受了一个价格；你的提案的策略不满足买方要求

如何避免