小说涯

第十错觉 我们有必需的程序（第1页）

第十错觉我们有必需的程序

1．如何避免制度化冲突

新的目标、战略和计划会怎样影响现在的组织步骤？许多管理人员认为他们可以用老旧的组织玩转新的游戏。他们通常希望发现把现存程序融进新的方向的方法，因为重新思考组织程序让人害怕。

我们指的程序是支持金融与会计核算、人力资源与组织发展、产品设计与进步、生产和组装，市场、销售、服务等在内的结构与活动。简单地说就是它与你做的事情相对，是你做事的方法方式。

组织中最普遍也最微妙的一个程序是激励和奖励制度。不能采用这个制度会大大地削弱一个组织的新发展方向。人们会继续沿用旧的激励和奖励制度，尽管这个制度与组织的既定的目标已经不相容了。

比如，一个强调个人成就的制度将毫无疑问会削弱新的组织的通力协作。同样，一个仅仅注重短期效果的制度将削弱力图促进长期发展的思考。少数人会不同意这样观点，然而许多组织却耗精力于这样的矛盾之中。

另一个例子与组织机构有关。组织各组成部分的协作会被组织结构所破坏，这些机构鼓励为稀缺资源而竞争。相反，可以把共同耕耘这些资源作为目标。而力促竞争的组织结构却会造成人们对资源的疯狂掠夺和造成浪费，这些资源原本是可以更高效地利用的。

超越有必需的程序的错觉需要情愿根据新的目标、战略和计划重新考虑你的方法。你需要考虑这些新的意图，例如问问你的雇佣制度、激励和奖励制度以及金融财务制度有多么支持这些意图。

为了有效地追求新的发展，你必须构建你的组织适应新的发展。组织的自然倾向是按照他们过去做事的方式来干。如果想有所不同就必须重新设计规划，否则已经有必要的方法的错觉很可能使你无法实现新的发展方向。

没有新的设计你就会决定支持制度化的冲突，会去做根本不会赢的事情。每个人都检查动力，看起来似乎做出了进步，发展也将来来所需要的改变，然而有机体很少能很快发展从而处理遇到的危机。

重新设计不只是重新组织，不仅仅是把同类活动放进不同的盒子了。重新设计包括根据现在什么活动是恰当的和任务应当怎样完成来重新思考工作活动，包括重新思考激励与奖励确保他们支持重新设计过的活动转变。

重新设计被公认为一项艰难的活，它不容易轻松搞定。认为重新设计很容易的想法是有必要方法的错觉的明显症状，他们会导致充满希望的胡乱对付，而那总是带来让人失望的结果。

重新设计最难的一个方面是实施计划。在维持现状和创造未来之间常常会遇到冲突，当前的活动为未来的发展提供现金流转，所以不能简单地停止某项活动，然后开始另遗像活动。

处理这种冲突的最好方法是把当前到未来的转换看成是另一种设计工作。不要界定未来然后盘算未来，你必需构思怎样让目前的活动转变为将来的活动。目标是创建一张图表，显示人们怎样和何时将目前的工作转化成未来的工作，它会帮助你但不会消除工作，它不改变这样的事实即成为登山员需要攀登训练，但是即使要做艰苦的工作每个人也至少要知道做什么和怎样做。

三个例子表明了具有必要方法的错觉实质，包括这个错觉影响组织变革和革新能力的方式。理解方法的根本影响是避免错觉的第一步。

2．认为自己拥有必要程序的错觉

我们总认为大学是革新的温床，是艺术、科学、技术和生活方式新潮流的领导人。对大学产品——他们的研究、出版物和学生来说确实如此，然而对他们的方法来说却并非如此。

许多大学的研究方法反映了开始于中世纪欧洲，随后受到干预的的传统，一些管理方法还是二战时候的。联邦政府对大学研究几十亿元的年度投资塑造了大学从商的方式。

在保守的，有时是古老的方法程序中创造新产品会产生各种各样的困境，也许最好的例子是大学中的提升和任期制度。我们在20世纪70年代成功地通过了这个程序，并成为一个旁观者目睹了许多大学的任期和提升案例。

学术的激励和奖励总是和个人成就，特别是院系成员的出版著作和文章、获取资金的能力紧密相连。要让人对你的成就完全认可必须独立工作。你可以督促研究组研究生成员的工作，但你应当避免与其他院系成员一起合作，因为这种合作会分割成就的荣誉。

简单地说，要获得提升和连任必须阐明足够的理论、收集足够的信息，或证明足够的定理来发表三到四篇文章，同时还要提出能够确保此项研究获得资金的动人建议。

规则很清楚，结果也是。院系成员主要致力于可以由一个人完成的项目，并以适当的速率发展文章。四到六年之后获得提升和连任的机会就很高了。

这个程序的结果是大多数院系成员，特别是低级成员都集中于解决小问题。参加多学科团队解决复杂的多维度问题绝对会最后收到一张解雇通知书。因此我们希望能够产生大多数革新的机构却只产生一些小的玩意。

大学认为自己拥有必要程序的错觉使他们不能解决大的问题。这不只是因为古老的激励和奖励制度，也因为存在制度化冲突的程序。

一个很好的例子讲的是管理费用资金的分配问题。大型研究大学从联邦政府获取大量的回报性管理费用，这笔管理费用和联邦政府保证和签约支持从事的研究费用没有什么紧密的联系，它主要包括的是设备、电脑、图书馆和其他的费用。

大多数大学把一部分偿还性管理费用分配给赢得合同从而产生这笔钱的组织，但很快就产生了一个问题，谁有资格获取每个合同与权利？我们的经验说明分配荣誉和保护管理费用每一碎片的程序会产生根本的冲突。

多学科研究中心特别受到这种冲突的折磨，这些研究中心或实验室和机构里有来自各个学术院系的成员，这些本土院系希望其员工产生一般管理资金，以便用于满足大量的需求。然而中心自己也需要这些资金为将来的事业提供基础以及支付一些非直接费用。

由此院系成员在效忠中心与原部门拉锯，深受折磨。一个院系员工告诉我们50%的时间用于中心，50%的时间用于学院的分配最后往往是每个地方花75%的时间让大家都高兴。你可能会想这种冲突会让大学重新思考他们的方法程序，但实际上他们受到已有必要程序方法的错觉限制无法作到这一点。

有个大学我们呆过很多年，里面有一个关于委员会的委员会，这个委员会的目的是保证委员会的成员人数代表大学社区，确保每个人都享有有效能源与资源的一部分。其结果是产生了一个高度政治性的体制，除了小的增加性的变化它不可能创造什么其他东西。因而大学就创造了一个保留上述错觉的机制。

根据许多大学程序出现的功能失效实质，我们发现很需要进行重新设计工作，然而就如许多前大学主席所证明的，大学的重新设计几乎是不可能的，它不象重新设计一单买卖，而更象重新设计一个宗教。

院系成员是他们学院学科合理性的模范，在讨论大学应当如何管理时他们很少表现得很理性。当缺乏对变革的一致论据时，他们就依赖学术自由重整旗鼓的呼声。传统变成了沉重的枷锁，所以大学的革新常常是那些系统周围的人领导的，他们不管任何阻挡他们前进的程序勇往直前。例如，他们追求复杂的研究问题，组织多学科团队，尽管可能存在危险和缺少奖励。然而确实产生了革新，如果大学能够克服他们的错觉就会产生更多的革新。

3．阻碍实现重要目标的程序

政府组织能够提供这种错觉的丰富说明，部分是因为他们方法丰富，拥有各种各样法律赋予他们解决各个方面问题的程序方法。通常这些方法会阻碍大家实现重要目标。

国防部的一个例子说的是支持复杂武器系统的操作员和维修员的问题，详细地说，就是一个利益问题，它包括在武器系统的技术投资与操作和维修这些系统的人力投资之间达到一个基本平衡的问题。

这个平衡涉及在两个极端之间找到平横。一方面DOD会投资专门的技术，例如制度化技术和分析系统，以便让操作员和维修人员进行最低程度的训练，另一方面，DOD会投资复杂训练用于培养能驾御一切的操作员和维修人员。

这些极端都不可行。技术可能非常昂贵又不是万能的。培训只能和志愿服兵役的人的智能水平一致。那么问题是如何发现他们之间的平衡。

和这种平衡一样明显的是，DOD很少关注这个问题，他们的程序根本排除产生这些问题的可能。获得武器系统在功能上和训练的设计与实行是两码事。即使获取与训练相互作用，也不会有实现平衡所需要的官方权威或自由预算。

认识到这个困境使我们与一个高级DOD官员进行谈话，他的工作包括了这两方面。一个高级军事官员将这状况归纳为：“有权利解决这个平衡的人不了解这种平衡的实质，理解这种平衡的实质的人却没有权利。”

这样导致的一个结果是发展了当前重要的训练挑战的武器系统。另一个是产生了根本不会被使用的系统。组织性障碍以及激励和奖励制度使学习的成本没有适度增加，而这能确保减低将来的学习费用。除了极少的例外，这种平衡从来没有实现。