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家书之一 使你传递出的信息被对方充分理解（第1页）

家书之一：使你传递出的信息被对方充分理解

亲爱的朋友：

任何形式的交往活动，至少有两个方面：传递信息方和接受信息方。可惜的是，双方的“波长”常常不同，一方接受的信息不是另—方传出的信息。

原因很简单。任何交际活动的信息传递方和接受方之间存在着多种因素，导致信息被歪曲，不能被准确接收，从而形成接受方对传递方的错误理解。怎样才能尽量避免这种误解呢?

（1）信息传递一定要响亮而清晰

通常人们认为军事信息传递最为准确。商业信息交流也应该学习它。在激烈的战争中，军事人员通过并非绝对严密，可靠的电子设备互通情况，准确地接收、理解信息。人的生命危若累卵，军事通讯更可能随时中断或者被损坏。没有什：么理所当然的事情，每条信息都必须加以仔细分析、辨认和理解。

在这里，传递信息不需要以富有诗意或者抒情的方式进行。这种方式的信息传递纯粹是浪费时间。商场上的人们往往忽视了，信息传递一定要响亮而清晰。许多经理错误地认为，在工作中，他们说出的话和下属听到的话之间毫无偏差。如果他们提出要求或者发布命令，他们就认为下属能够准确理解他们的意思。他们从来没有仔细考虑研究过怎样才能准确地传递信息。

这些经理可以做以下实验。当你下次再叫下属或者同事为你做某事的时候，在他们走出房间之前，先叫他们“说说你对我的话是怎样理解的”，你会吃惊地发现他们的回答是怎样曲解你的意思的。在工作场所，信息传递极不准确，实在是不应该的。

（2）制定行动计划

麦考梅克公司的总裁在一次商务会议上，遇见了至少30名决策性的人物想和他们公司合作生意。他知道，一下子有了这么多的新关系，他很难及时对每一个人的提问和要求做出正确的答复。他也知道，一旦他回到家，又可能将这些关系推至一边，忙于处理其他迫切事务。于是，他决定记录会议的有关情况。他详细描述了他接触过的每个人的情况：从他们给他留下的个人印象到他们的工作头衔、公司地址，以及他们对本公司感兴趣的地方。这样，这位总裁就做了以前从未做过的事情。每次和一个人交往结束后，他就写一份《行动计划》——内容包括下

一步从公司派哪些人和这些重要人物打交道，怎样打交道，谈论什么问题。最后，他还确定—个“满载而归”的期限。

制定《行动计划》的确是一件值得效仿的新鲜事，而且它抨击了商业交往活动中的—个重大错误。如果说信息不能准确传递是最大的错误，那么，光说不行动就是第二大错误了。至于你喜欢采用哪种交流方式，无论是公文、书信、电话、演讲还是电子邮件，都不要紧，但是，如果每次交往活动结束后，你不能及时清楚地列出下一步的行动计划，那么你就没有完成真正意义上的交往活动。公文、书信、电话或者电子邮件也都毫无意义。

（3）关注不同的声音

在一次会上，老板说出了—件错误的事情，或者根据错误的信息得出了一个错误的结论，然而却没．人出来反对。你有过这样的经历吗?

这种沉默是人际交往中的又一大错误。无人开口对你说“不”，不等于人人完全同意你的看法和主张。下属当面反对老板的意见和主张需要极大的勇气。下属不向你汇报真实情况是最令人担心的，因为你最需要的东西就是真实情况。每当听不到任何不同的声音时，你就要特别小心谨慎。这意味着你需要与下属进行更多的交流和沟通。

（4）公开坦诚的争论是最理想的

对别人提出反对意见的正确态度应该是：有人反对你的观点，并不意味着他们一定反对你这个人本身。在工作场所中，人与人之间因为工作问题而发生激烈争论，常常导致相互误解，关系破裂。所以许多人回避争论，忽视了争论的价值。

在公司的工作会议上，高级管理人员们自由争论，不应该影响相互关系。在争论问题的时候，大家说话的嗓门大，气氛热烈，甚至有些嘈杂。这并不意味着大家互不尊重，或者以后再也不愿共进晚餐。这种公开坦诚的争论是最理想的。如果你们的工作会议不是这样，那么你们的交流沟通就不理想，需要改善。

（5）选择交流媒介要因人而定

有时候，交往的最大错误是，我们选择了错误的交流媒介。例如，有一位经理，远在国外办事处工作。他从不写信也不发传真，但他喜欢打电话。电话是他进行交流的首选媒介。所以，给他写信，你将一无所获。给他打电话，你才会如愿以偿。另外有一位经理患有“阅读困难症”，他很难读懂长篇书信或传真。可是他人很能干，听说能力非常强。要和他交流时，就一定要采取谈话的方式。如果采用‘‘写’’的方式，他只能读懂只言片语，而且究竟是哪些只言片语，你是无从知道的。

如果我们对交往对象接受信息的特点稍加考虑，那么我们的信息传递就会准确得多，所以选择交流媒介要因人面定。

一个成功企业管理者