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家书之一 改变拖延的坏习惯（第1页）

家书之一：改变拖延的坏习惯

亲爱的朋友：

你有没有拖延的坏习惯？

（1）找出拖延的原因

世界上每个人都有推后任务或工作的冲动，每个人都会在不同程度上拖延工作。无论你拖延的习惯有多严重，这里的方法可以帮你“戒掉”它。

首先，仔细审查一下你的拖延习惯。你每个月是否推后相同的事情（推迟付账，甚至是在你有钱偿付的时候），或者你无论多小的事情都要拖延?找出你拖延的规律，并注意你何时何地靠拖延工作来帮忙。

①恐惧。一些拖延工作的人实际上是害怕做手头的任务或项目。这个任务或项目需要他们从舒适的环境中走出来，一提到这一点他们就动弹不得。你会经常发现当人们担心接听电话的一方可能不愿听到他们要说的话或将会回绝他们时，人们就会拖延打这个电话。要消除担心就要在意识中明确它。然后确认你的优点和技能，回忆以前做成功的事情并将他们写下来；明确并承认你的弱点，将其转化为优势；对你成功的意义作合理的评判，并专注于你自己的需要和期望而不是别人的：

②完美主义。完美主义可能是拖延工作的常见原因：完美主义者不愿意着手工作，因为他们担心他们可能无法达到自己的高标准。一个完美主义者将变得固执于细节，力图掌握住工作中的方方面面，而忽略了工作的推进，直到最后一分钟来临，因为如果工作没有做他们就不用面对不完美的可能了。将你的标准和价值观仔细地审查一下，它们真是你自己的吗?它们是否定得太高以至带给你失望的烦恼?如果是这样，那就改变你的标准和价值观，制定切合实际的目标。

还有就是为满足他人期望而生的忧虑，这是一个难题。如果你不再试图成为别人眼中的“完人”，那么你将发现你自己就不错；当你认识到你的失误是绝佳的老师，错误是宝藏，而你的弱点常常隐藏着优势的时候，伤便开始接受你自己了。一旦你接受了自己，就会发现你总是在尽力做得最好，而他人的期望已变得不那么重要了。

（2）改变拖延的习惯

①制造危机。如果你多年来都因在最后限期的压力下工作而感到刺激（或有所回报），你可能是个喜欢制造危机的人。危机制造者完全相信只有在最后一分钟他们才会被激发起来。虽然连抱怨都没有时间，他们却觉得约会迟到、刚好赶上班机以及在一件件未完成的工作间奔忙使他们得到了好处；危机制造者常常让别人急得发疯，他们常常造出危机并试图在最后一分钟解决，想让自己看起来在压力下表现良好。如果你是个喜欢制造危机的人，那就应该努力平衡你的生活。学习如何在工作之外建立一种有价值的生活，而不是在工作中寻求爱或需求的满足。学会提高你的效率和工作质量，同时戒掉突击工作的习惯。这会让你的生活从从容容而不总是危机四伏。

②不要贪多。贪多的人最难意识到他们想要做的太多，因为每件事对他们都是重要的，授权、拒绝以及设定优先次序并不是他们的强项。如果你是一个贪多的人，那么应该首先明确在限定时间内完成任务，什么是必须做的什么不是。对任务做通盘考虑，然后做完成它所需要做的事情。应该明确要完成的目标以及完成的时间，并将这些目标分成小目标（例如，一次集中完成报告的一部分），最重要的是要少允诺多完成。

③制定计划。既然现在知道了自己拖延工作的原因，那就制定计划去减少和控制拖延。可以从安排你项目的每个具体任务开始，将完成这个项目所需做的任务列出来，排好轻重次序。完成一个任务就做一个标记，并奖励一下自己。将你通常逃避的任务与你喜欢做的事安排在一起，例如，“我要写半个小时的每月报告再回家。”从最让人不愉快的任务做起，顺着列出的表单一直做下去，直到简单的任务。每天都完成一些你计划中的事情，并随时把新的任务和项目纳入计划，即使是5分钟内就能完成的事情。列出两三件有助于完成任务并可以在5分钟内做完的事情，完成其中的一件，然后奖励自己。

④采取行动。当该开始你的任务而又忍不住要拖延时，不妨坐下五分钟，想想你即刻要做的事情。设想一下拖延工作和按计划工作所带来的情绪和身体上的不同后果。当你做过这一番思量后，只管做你认为最好的，不必后悔或优柔寡断。当你有冲动要把计划付诸行动时，不要放弃。想到了就做，做到不想做为止。有时还可以想像一下如果你不是一个拖延工作的人，在下一个小时或第二天你会做些什么。在你的脑海中形成一个清晰的画面，然后将自己扮演成那个角色，在接下来的一小时或一天里，假装自己是一个不拖延工作的人。做完后，评判一下你的“演技”。做得怎么样?感觉如何?

如果开始动手对你是一个挑战，那么设计一个“十分钟汁划”：做十分钟你惧怕的工作，然后决定是否继续。给自己定一个按时完成任务奖，奖励要实际并按事先定好的办。要留意会引诱自己不按计划行事的想法，例如：“我明天再做”，“我应该休息一下了”，或“我做不了”。要学会扭转自己的思想倾向：“如果我再不做就没有时间了，接下来还有好多事情要做”，“如果我做完这个，我就会觉得更自在些了”或“我—旦开始做就不会那么糟糕了”。

如果你在工作当中卡了壳儿，那就改变一下工作地点或姿势，休息一下，或者换一下工作内容。利用—下能为你的项目提供咨询帮助的朋友、教练或师长。在工作进程中向他们求教，告诉他们你需要他的支持，你需要倾诉你对工作的感想，你需要他或她的鼓励。

提高工作效率比延长工作时间更有效

在现实生活中，有些领导工作起来非常繁忙，似乎有许多事情要做，却往往顾此失彼，缺乏成效。因此，效率是领导者必须注意的问题。为了达到有意义的目标和成为有效率的领导者，我们必须优先把时间用在有意义的活动上，而取代许多无意义的或次要的活动。掌握了妥善利用时间的技巧，可以使工作更有效率，可以缩短花在工作上的时间。糟糕的是，许多人确实试图延长他们的工作时间，以完成更多的工作。但那是没有益处的。工作会不断地扩展，以填满它能得到的时间。

想要有效率地管理又要控制时间，有效地分派工作是非常必要的。工作不是固体，它像是一种气体，会自动膨胀，并填满多余的空间。因此，时间管理专家并不鼓励你为解决时间问题而延长工作时间。延长工作时间，不仅影响你的家庭和社会生活，它还能降低你工作的效率，因为你把晚上当作了白天的延伸。如果一个计划到下班时还没写完，也许你会自然地对自己说：“我会在晚上把它写完。”也许你宁愿这样做，也不愿利用下班前的那15分钟好好地赶完工作；或者你不愿意匆忙行事，并将自己置于压力之下；或者不愿意硬塞给别人。总之，不愿意在上班时间内，解决尚未完成的工作。

但若是你不管出现什么困难，都要在规定的时间内完成你的任务，也不好。因为困难会造成压力，甚至可能导致精神错乱、胃溃疡或心脏病突发。你把活动压缩在这么短的时间内，就比如气体虽然能被压缩，但它受到的压力越大，它对容器壁的压力也就越大。这就是紧张、精神崩溃甚至更糟的情况出现的原因。人们把越来越多的工作塞进同一个时间容器，从而使自己处于极度紧张的压力之下，直到最后，压力过大导致容器的爆炸。你可能会说：“算了吧，我宁愿延长工作时间也不愿爆炸!”但延长工作时间，只会耽搁必须做的事。如果你有一个较大的时间容器，你就能在里面塞人更多的活动，而你也会这样做。但这是工作狂的本性。而当爆炸最后来临时，你也是惟一的受害者。

延长工作时间不是办法。你所做的事情决定你的效率，而且进一步说，甚至还关系着你的健康。在意大利经济学家和社会学家帕瑞图所创造的原则中指出：在一个群体中，重要的成份通常只占全部成份的一个相对小的比例，所用的实际数字是20％和80％。所以，你的20％的活动，占你所有活动的80％的价值，这就是二八定律。这个原则令人吃惊的地方，是它似乎对所有的事情都适用。20％的业务员带来80％的新业务；20％的发明项目，创造了全部发明价值的80％；20％打电话给你的人，占用你80％的时间；你20％的雇员，制造了80％打扰你的事件；你20％的文书工作，带给你80％的重要成果，等等。80％和20％这个数字可能不准确，但这个原则在实践中肯定是适用的。相信它，它给你带来时间观念，成功地管理自己的时间。

如果你能把你的各种活动分类，也许你会发现有20％是非常重要的活动，它给你带来80％的成果；其余80％的活动，由重要活动、不重要但需要做的活动、不重要的活动、和不必要的活动组成。从理论上讲，你可以省去80％的活动，而仍保留80％的成果。那就是：排除5％—10％的不必要活动和委托他人做一些事：这将为你腾出20%—50％的时间。首先，你必须决定打算花多少时间来工作。然后，用这些“空出来的时间”，去完成特别重要的工作，如做计划和考虑革新项目。另外，你必须排除或委派别人去做次要活动，并以特别重要的活动填补空出时间。特别重要的活动，是指那些能带来更多的报酬、获得重要的成果、使你向个人和公司的目标迈进的活动。

一个成功企业管理者